Terminating an Employee

The process of terminating an employee (without cause) is pretty formal.   (the process of terminating an employee FOR cause may also be formal,  I just have not run into the situation.

Basically,   you would have already signed an agreement with the employee which stated that you would have hired him for a 12 month contract,  which is what you are breaking at this point.  

My understanding is that the government has the ability to tell you that you must rehire the employee.  In my case though I was able to speak to the employee and we set a final termination date,  and he actually helped me to come up with the formal agreement that we executed in order to make it official.

	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: 002.2016/MATRAEX	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
	Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Chấm dứt Hợp đồng lao động đối với Ông Nguyễn Thế Mạnh

DECISION

On Termination of employment contract for xxxxxxxxxxxxxx

______________________

• Căn Bộ luật luật lao động năm 2012 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Nội quy lao động của Công ty Matraex;
• Xét theo đơn xin thôi việc của Ông xxxxxxxxxxxxxx

• Based 2012 Labor Law and the documents guiding the implementation;
• Pursuant to the Office Regulation of Matraex;
• Considering the resignation of xxxxxxxxxxxxxx

QUYẾT ĐỊNH

DECISION

Điều 1: Chấm dứt Hợp đồng lao động đối với Ông xxxxxxxxxxxxxx, sinh ngày xx/xx/xxxx – Chức danh: Trưởng phòng Hành chính nhân sự - Văn phòng đại diện MATRAEX, INC tại Hà Nội.

Article 1: Terminate the Employment contract with Mr. xxxxxxxxxxxxxx, born on xx/xx/xxxx - Position: the Office Manager of the representative office MATRAEX, INC Hanoi.

Điều 2: Người lao động có trách nhiệm bạn giao công việc, bạn giao mọi tài sản được giao, thanh toán đầy đủ mọi nghĩa vụ tài chính và các nghĩa vụ có liên quan khác đối với Matraex Inc.

Article 2: The employee shall have resposibilities to hand over all the assigned assets, fulfill all financial obligations and other obligations related to Matraex Inc.

Điều 3: Người lao động được hưởng lương và các khoản trợ cấp, phụ cấp theo Hợp đồng lao động đã ký đến hết ngày xx/xx/xxxx

Article 3: The employee is entitled to salary and benefits, allowances under the labor contract signed by the end of the day xx/xx/xxxx

Điều 4: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày xx/xx/xxxx Người lao động, các đơn vị và cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Article 4: This decision takes effect from the date of xx/xx/xxxx. Employees, units and individuals concerned shall be responsible for implementing this Decision.

	CÔNG TY MATRAEX
	CHỦ TỊCH/PRESIDENT

Help in Terminating the Office

I don't cover all of the reasons we decided to wind down the business in Vietnam. The execution was ... more expensive than expected and the timing for the expense was not correct for us.  Perhaps another time....

There are several things that have to be done to wind down the business,   we have to file with the government and we have to cancel existing employment and vendor contracts,  and clean out / vacate our offices.

As we are winding down the office we found that the cancellation of accounts is more difficult for an employee to do. The opening of the account was just a signature and a stamp from the owner,  but now an employee without a stamp and signature is attempting to close the account.  This Letter of Authorization is one that we came up with in order to help give the employee the authority to close accounts and to submit the government forms to close the business.
   

	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Số: 003.2016/MATRAEX	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
	Hà Nội, ngày 23 tháng 02 năm 2016

GIẤY ỦY QUYỀN / LETTER OF AUTHORIZATION

V/v thực hiện các thủ tục liên quan đến chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện Matraex, Inc tại Hà Nội / Execute the procedures related to the termination of operation of The Representative Office Matraex in Ha Noi

• Căn cứ Bộ Luật Dân Sự nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam ban hành năm 2005;
• Pursuant to the Civil Code of the Socialist Republic of Vietnam issued on 2005;
• Căn cứ vào các văn bản pháp luật hiện hành.
• Pursuant to current Laws.

1. BÊN ỦY QUYỀN/Mandator (“hereinafter referred to as “Party A”):

• Họ và tên/Full Name: xxxxxxxxxx
• Số Hộ chiếu/CMND: xxxxxxxxxx.
• Chức vụ/Position: Người đứng đầu Văn phòng đại diện
• Ngày cấp / Dated: Nơicấp / Issued at: xx/xx/xxxx
• Quốc tịch/Nationality: Hoa Kỳ

2. BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN (Bên B)/ Authorized Party (hereinafter referred to as “Party B”):

• Họ và tên/Full Name:xxxxxxxxxx
• Chức vụ/Position: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (Office Manager)
• Số Hộ chiếu/CMND: xxxxxxxxxx
• Ngày cấp / Dated: Nơicấp / Issued at: xx/xx/xxxx tại Hà Nội
• Quốc tịch/Nationality: Việt Nam
• Địa chỉ thường trú/ermanent Address: Số xxxxxxxxxx,xxxxxxxxxx,xxxxxxxxxx
• , Hà Nội

3. NỘI DUNG ỦY QUYỀN / Content of Authorization:

• Bên A ủy quyền cho Bên B thực hiện các thủ tục chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện Matraex Inc tại Hà Nội/ Party A to authorizes Party B to execute the procedures related to the termination of operation of The Representative Office Matraex in Ha Noi.
• Bên B không được ủy quyền lại/ Party B is not allowed to re-authorized;
• Ủy quyền này sẽ tự động hết hiệu lực khi các thủ tục chấm dứt Văn phòng đại diện Matraex Inc tại Hà Nội hoàn thành/ This authorization will automatically expire upon termination procedures Matraex Inc. Representative Office in Hanoi completed.

BÊN ĐƯỢC ỦY QUYỀN/AUTHORIZED PARTY	BÊN ỦY QUYỀN/MANDATOR
NGUYỄN THẾ MẠNH	JANAE KAY BLOOD